RH : les données personnelles de mes employés 

Quant à vos employés, deux facettes sont à envisager : leurs droits et leurs obligations.

  • Pour leurs droits, vous devez à la fois bien les informer quant aux traitements de données effectués par votre structure, mais également leur permettre d’exercer facilement leurs droits issus du RGPD. 

  • Pour leurs obligations, vous devez leur rappeler leurs obligations en matière de confidentialité et de protection des données personnelles, tout en formalisant des procédures internes liées aux différents évènements RGPD.

Les démarches suivantes sont potentiellement à prévoir pour respecter les droits des employés :

  • Revue des contrats de travail, fiches de poste et délégations de pouvoir ;    

  • Revue de la gestion des bulletins de paie ;    

  • Revue des candidatures et données de recrutement ;    

  • Tenue d’une fiche RH dans votre registre des traitements ;

  • Analyse des finalités de traitement et durées de stockage des données ;     

  • Mise en œuvre de la minimisation des données traitées ;    

  • Processus d’information des salariés sur les données traitées, les traitements réalisés et les droits afférents ;    

  • Traitement des signalements des lanceurs d’alerte (entreprises d’au moins 50 salariés) ;    

  • Sécurisation des dossiers professionnels et disciplinaires des salariés ;    

  • Gestion des données dans le cadre de la rupture ou fin de la relation de travail.

Les démarches suivantes sont potentiellement à prévoir pour encadrer les pratiques du personnel :

  • Refonte du règlement intérieur et de la charte informatique (dont la politique BYOD)

  • Rédaction d’une politique de protection des données, permettant la mise en place de procédures internes liées aux évènements RGPD ;

  • Sensibilisation au RGPD de l’ensemble du personnel (formation, délivrance de contenus et livrets, réunions d’information…) ;    

  • Mise en place de bonnes pratiques dans l’utilisation des données des clients, prospects, partenaires, fournisseurs et prestataires ;    

  • Gestion des relations avec les Institutions Représentatives du Personnel concernant la mise en place de vos démarches de conformité.  

Pour ces différents points, qui pourront être soulevés lors de notre audit, nous vous proposerons les services de notre partenaire, le cabinet d’avocats Altij, afin de rédiger les différents documents juridiques et contractuels nécessaires à votre conformité.

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